Copias Físicas
Como no todos los usuarios pueden acceder a los documentos en forma electrónica, o bien los procedimientos exigen que el usuario disponga de una copia física en sectores definidos, iDoc- Documentación permite, una vez dado de alta el documento en el sistema, realizar el siguiente procedimiento para la administración y control de las copias físicas.
Al pulsar el ícono 
Una secuencia posible de trabajo podría ser:
Traer la comunicación física de la versión anterior. (iDoc- Documentación trae todos los usuarios que se le han realizado la actualización de la copia en la versión anterior).
Definir acción a realizar con el o los usuarios a ingresar. Las acciones posibles son las siguientes:
Actualización (reemplazo de una versión)
Retiro (obsoleto)
Seleccionar al usuario o al conjunto de grupos funcionales.
Ingresar.
Al terminar de confeccionar la lista de usuarios a quienes se actualizará el ejemplar o se les retirará la versión anterior, presionar Generar Listado, e iDoc- Documentación mostrará esta pantalla:
iWeb SGC indicará los pasos a realizar:
Imprimir 2 copias físicas
Imprimir la lista de distribucion.
Regresar
La lista de distribución se verá en este ejemplo de la siguiente manera:
En el encabezado del PDF aparecen los datos del documento y la fecha y hora de emisión del listado de distribución.
Luego se indica el número secuencial otorgado por el sistema, el usuario y la acción que se debe realizar: retirar la versión anterior y entregar una nueva (actualización), o simplemente retirar la obsoleta. La última columna se dispone para que el usuario firme el conforme.
Es importante que a las copias físicas se las selle como copia controlada y se le escriba el número secuencial del registro que nos da el sistema.
Puede suceder que el administrador no encuentre a uno de los usuarios, en este caso aconsejamos seguir el siguiente procedimiento:
Tachar sobre el listado de distribución el registro correspondiente.
Ingresar al sistema y borrar el registro correspondiente.
Al regresar a la pantalla de control de copia física se habrán actualizado los datos de los registros.
Este procedimiento se puede realizar las veces que se necesite en cada documento. El sistema confeccionará un listado de distribución de los nuevos usuarios ingresados cada vez que el administrador solicite Generar Listado.
En caso de que se proceda a retirar un documento obsoleto, se procede a seleccionar la acción de Retiro Documento Obsoleto, y a ingresar los usuarios que se verán afectados.
A continuación se procede a emitir el listado, que presentará los datos del documento, un nuevo N° de identificación o "id", y la acción correspondiente de Retiro Documento Obsoleto, sobre el que firmará el responsable afectado.
Esta funcionalidad le permite al administrador conocer cuáles son las copias físicas que dispone determinado usuario. Simplemente indicando el usuario, el sistema presenta el listado y el responsable de la emisión de la copia física:
